Anlage – Vereinbarung zum Cloud-Switching nach dem Data Act

1. Erfüllung der Informationspflichten

1.1.Der Kunde erhält vom Anbieter im Anhang die folgenden Informationen nach Art. 25, Art. 26, Art. 28, Art. 29 und Art. 30 Data Act:

1.1.2.zu den Standard-Servicegebühren und gegebenenfalls zu den Strafen für eine vorzeitige Beendigung;

1.1.3.zu den Wechselentgelten;

1.1.4.eine erschöpfende Auflistung der Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, die exportiert werden können;

1.1.5.eine erschöpfende Auflistung der Datenkategorien, die für den internen Betrieb des Datenverarbeitungsdienstes des Anbieters spezifisch sind und von der Verpflichtung zum Datenexport ausgenommen sind, wenn die Gefahr einer Verletzung der Geschäftsgeheimnisse des Anbieters besteht.

1.1.6.Informationen zu den Verfahren für die Einleitung des Wechsels vom Datenverarbeitungsdienst, die maschinenlesbaren Datenformate, in denen die Nutzerdaten exportiert werden können, die Instrumente für den Datenexport, einschließlich offener Schnittstellen, Informationen zur Kompatibilität mit harmonisierten Normen oder gemeinsamen Spezifikationen auf der Grundlage offener Interoperabilitätsspezifikationen, Informationen über technische Beschränkungen und Einschränkungen, die sich auf den Vollzug des Wechsels auswirken und die geschätzte Zeit, die erforderlich ist, um den Wechsel zu vollziehen.

1.1.7.Die Webseite des Online-Registers des Anbieters mit Datenstrukturen und -formaten, relevanten Standards und offenen Interoperabilitätsspezifikationen, in denen die in Ziff. 1.1.4 genannten exportierbaren Daten verfügbar sind.

1.1.8.Die Webseite des Anbieters mit Informationen in Bezug auf den Zugang und die Übermittlung im internationalen Umfeld.

1.1.9.Gegebenenfalls Informationen über Datenverarbeitungsdienste, durch die der Wechsel sehr kompliziert oder kostspielig wird oder ohne nennenswerte Eingriffe in die Daten, digitalen Vermögenswerte oder die Dienste-Architektur unmöglich ist.

2. Einleitung des Wechselvorgangs

2.1.Der Kunde hat dem Anbieter eine Wechselmitteilung mindestens in Textform zukommen zu lassen, mit der er den Wechsel einleitet.

2.2.In einer solchen Wechselmitteilung hat der Kunde mitzuteilen, ob er beabsichtigt:

2.2.1.zu einem anderen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten zu wechseln. In diesem Fall sollte der Kunde die erforderlichen Angaben zum Zielanbieter machen, insbesondere Name, Anschrift und Webseite;

2.2.2.zu einer lokalen IKT-Infrastruktur des Kunden zu wechseln; oder

2.2.3.nicht zu wechseln, sondern seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte beim Anbieter zu löschen.

2.3.Der Anbieter wird dem Kunden den Erhalt der Wechselmitteilung spätestens innerhalb von 5 Werktagen auf dem gleichen Kommunikationsweg bestätigen, den der Kunde verwendet hat.

3. Übergangszeitraum im Fall eines Wechsels

3.1.Der verbindliche maximale Übergangzeitraum im Fall eines Wechsels beträgt 2 Monate (Kündigungsfrist nach Art. 25 Abs. 2 lit. d Data Act) und 30 Kalendertage (Übergangsfrist nach Art. 25 Abs. 2 lit. a Data Act).

3.2.Wenn der Anbieter den verbindlichen maximalen Übergangszeitraum für den Wechsel von 2 Monaten und 30 Kalendertagen aus technischen Gründen nicht einhalten kann, verpflichtet er sich:

3.2.1.den Kunden innerhalb von 14 Werktagen nach Erhalt der Kündigungsmitteilung schriftlich, einschließlich auf geeigneten elektronischen Weg, zu benachrichtigen;

3.2.2.eine alternative Übergangszeit anzugeben, die sieben (7) Monate ab Zugang der Mitteilung eines Wechsels nach Ziff. 2.1. nicht überschreiten darf; und

3.2.3.die technische Unmöglichkeit angemessen zu begründen.

Der Kunde hat den Erhalt dieser Verlängerungsmitteilung innerhalb von 3 Werktagen zu bestätigen.

3.3.Der Kunde kann die Übergangszeit einmalig um einen Zeitraum verlängern, den er für seine Zwecke für angemessener hält, jedoch nicht länger als 8 Monate nach Zugang der Mitteilung eines Wechsels nach Ziff. 2.1. In diesem Fall muss der Kunde den Anbieter schriftlich, auch auf elektronischem Wege, über seine Absicht bis zum Ende der ursprünglichen Übergangszeit von 2 Monaten und 30 Kalendertagen informieren und die alternative Übergangszeit angeben. Der Anbieter wird den Erhalt einer solchen Verlängerungsmitteilung innerhalb von 5 Werktagen bestätigen.

4. Pflichten des Anbieters während des Wechselprozesses

4.1.Der Anbieter verpflichtet sich, dem Kunden und den vom Kunden bevollmächtigten Dritten nach Beginn des Wechselprozesses und während dessen gesamten Dauer angemessene Unterstützung zu leisten, damit der Kunde innerhalb des vorgeschriebenen maximalen Übergangszeitraums (2 Monate und 30 Kalendertage) wechseln kann. Zu diesem Zweck wird der Anbieter insbesondere:

4.1.1.Fähigkeiten, angemessene Informationen (einschließlich der für den Wechsel erforderlichen Unterlagen) und technische Unterstützung bereitstellen. Werden Probleme festgestellt, analysieren der Anbieter und der Kunde in gutem Glauben die Ursachen und vereinbaren Lösungen.

4.1.2.Mit der gebotenen Sorgfalt handeln, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und die Funktionen oder Dienstleistungen gemäß der Vereinbarung weiterhin bereitzustellen.

4.1.3.Während des gesamten Wechselprozesses ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten, insbesondere für die Sicherheit der Daten während ihrer Übertragung.

5. Pflichten des Kunden während des Wechselprozesses

5.1.Der Kunde verpflichtet sich, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um einen effektiven Wechsel zu erreichen. Der Kunde verpflichtet sich, die Verantwortung für den Import und die Implementierung von Daten und digitalen Assets in seinen eigenen Systemen oder in den Systemen des Zielanbieters zu übernehmen.

5.2.Der Kunde verpflichtet sich, die geistigen Eigentumsrechte an allen Materialien, die vom Anbieter im Rahmen des Wechsels bereitgestellt werden, sowie die Geschäftsgeheimnisse des Anbieters vertraulich zu behandeln und sicherzustellen, dass von ihm beauftragte Dritte, einschließlich des Zielanbieters dies gleichfalls tun. Für den Fall, dass der Kunde Dritten Zugang zu diesen Materialien gewähren muss, verpflichtet er sich dies nur in dem Umfang zu tun, der zur Durchführung des Wechselvorgangs bis zum Ende des maximalen verbindlichen Übergangszeitraums, einschließlich der alternativen Übergangszeit, erforderlich ist, wobei gleichzeitig die Vertraulichkeitsverpflichtungen sowie die vom Anbieter gewährten Rechte an geistigem Eigentum zu beachten sind.

6. Datenabruf und Löschung von Daten im Fall eines Wechsels

6.1.Im Fall eines Wechsels nach Ziff. 2.2.1. oder Ziff. 2.2.2. kann der Kunde seine Daten während der Datenabrufperiode von 30 Kalendertagen, die ab Ablauf des verbindlichen maximalen Übergangszeitraums (Ziff. 3.1.) oder des verlängerten Übergangszeitraums (Ziff. 3.2. und Ziff. 3.3.) beginnt, beim Anbieter abrufen oder löschen.

6.2.Nach Ablauf der vereinbarten Datenabrufperiode nach Ziff. 6.1. und nach erfolgreichem Abschluss des Wechselvorgangs verpflichtet sich der Anbieter, alle vom Kunden generierten oder direkt mit dem Kunden in Verbindung stehenden exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte zu löschen und dem Kunden dies zu bestätigen, mit Ausnahme der personenbezogenen exportierbaren Daten, zu deren Speicherung der Anbieter gemäß EU- oder nationalen Gesetzen verpflichtet ist.

6.3.Auch während der Datenabrufperiode hat der Anbieter für ein hohes Maß an Sicherheit zu sorgen.

7. Beendigung des Vertrags und Folgen

7.1.Unbeschadet der Regelungen zwischen den Parteien zur Kündigung des Vertrages, gilt im Falle der Einleitung eines Wechsels nach Ziff. 2. der Vertrag zwischen den Parteien dann als beendet, wenn eines der folgenden Ereignisse vollständig eingetreten ist:

7.1.1.Gegebenenfalls nach erfolgreichem Abschluss des Wechselvorgangs („Ereignis A“). Tritt Ereignis A vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit ein, gelten die im Anhang festgelegten Gebühren für vorzeitige Kündigung, oder;

7.1.2.Am Ende der Kündigungsfrist von zwei Monaten, wenn der Kunde nicht wechseln, sondern seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte bei Beendigung des Dienstes löschen möchte („Ereignis B“). Tritt Ereignis B vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit ein, gelten die im Anhang festgelegten Gebühren für vorzeitige Kündigung.

7.2.Sobald der Kunde dem Anbieter mitteilt, dass der Wechselvorgang erfolgreich abgeschlossen ist, verpflichtet sich der Anbieter, den Kunden unverzüglich über die Beendigung des Vertrags zu informieren.

Wenn der Kunde den Anbieter nicht über den erfolgreichen Wechsel oder dessen Ausbleiben informiert, der Anbieter jedoch berechtigte Gründe zu der Annahme hat, dass der Wechsel vom Kunden erfolgreich abgeschlossen wurde, kann der Anbieter dem Kunden eine Anfrage zur Bestätigung des erfolgreichen Wechsels zusenden. Wenn der Kunde den erfolgreichen Wechsel nicht innerhalb von 30 Werktagen nach dieser Anfrage bestätigt, gilt der Wechsel als nicht erfolgreich und der Vertrag wird nicht beendet, sondern zu den bestehenden Bedingungen fortgesetzt.

7.3.Wenn der in Ziff. 7.1.1. beschriebene Wechselvorgang nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen die Parteien in gutem Glauben zusammenarbeiten, um das Problem zu identifizieren und zu lösen, damit der Wechselvorgang verbessert und erfolgreich abgeschlossen werden kann, eine zeitnahe Datenübertragung ermöglicht wird und die Kontinuität der Dienste gewährleistet bleibt. Insbesondere wird der Anbieter auf Wunsch des Kunden diesen dabei unterstützen, die Gründe für den erfolglosen Wechsel zu identifizieren, und ihn beraten, wie die identifizierten Hindernisse beseitigt oder umgangen werden können.

7.4.Nach eigenem Ermessen wird der Kunde auch den Zielanbieter einbeziehen, um den Wechselvorgang erfolgreich abzuschließen.

7.5.Wenn der Kunde nicht wechseln, sondern seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte löschen möchte, verpflichtet sich der Anbieter, die Daten zu löschen, dies dem Kunden zu bestätigen und den Kunden nach Ablauf von 2 Monaten nach dem Löschungsverlangen über die Beendigung des Vertrags zu informieren.

7.6.Die Vereinbarung sowie die vereinbarten Dienstleistungen und Funktionen enden nicht, bevor eine der in den Ziffn. 7.1.1. oder 7.1.2. beschriebenen Situationen (Ereignis A oder B) eindeutig eingetreten ist. Im Übrigen gilt die nachfolgende Ziff. 7.7.

7.7.Der Vertrag endet nicht vor dem erfolgreichen Abschluss des Wechselprozesses oder vor einer entsprechenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder einer Parteivereinbarung.

7.8.Änderungen oder Ergänzungen dieser Anlage bedürfen der Schriftform und beidseitiger Zustimmung.

Anhang zu Anlage „Cloud-Switching“

Standard-Servicegebühren

Die jeweils aktuellen Standard-Servicegebühren für die angebotenen Services-Verträge ergeben sich aus der jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisseite des Anbieters unter: https://evorimo.de/preise

Strafen für vorzeitige Beendigung des Vertrages

Die Höhe der Strafen für eine vorzeitige Beendigung des Vertrages entspricht den Standard-Servicegebühren, die angefallen wären, wenn der Vertrag bis zum Ende der vereinbarten Laufzeit fortgesetzt worden wäre. Der Anbieter erhebt derzeit keine gesonderten Wechsel- oder Vertragsstrafen. Etwaige bereits entstandene oder bis zum Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit anfallende Vergütungsansprüche bleiben unberührt.

Wechselentgelte

Bis zum 12. Januar 2027 sind die Kosten vom Kunden zu erstatten, die dem Anbieter in unmittelbarem Zusammenhang mit dem betreffenden Wechsel entstehen. Ab dem 12. Januar 2027 werden keine Wechselentgelte mehr erhoben.

Verfahren für die Einleitung des Wechsels

Der Kunde kann den Wechsel durch Mitteilung in Textform an den Anbieter einleiten. Die Mitteilung kann insbesondere per E-Mail an support@evorimo.de erfolgen und soll Angaben zum gewünschten Wechsel, zum Zielsystem bzw. Zielanbieter sowie zum gewünschten Zeitpunkt des Wechsels enthalten.

Maschinenlesbare Datenformate, in denen die Nutzerdaten exportiert werden können

Die exportierbaren Nutzerdaten können – abhängig von der jeweiligen Datenkategorie und technischen Verfügbarkeit – insbesondere in strukturierten und maschinenlesbaren Formaten wie JSON, CSV, PDF sowie gängigen Bild- und Dokumentenformaten bereitgestellt werden.

Instrumente für den Datenexport, einschließlich offener Schnittstellen

Der Datenexport erfolgt derzeit insbesondere über innerhalb der Plattform bereitgestellte Download- und Exportfunktionen sowie auf Anfrage des Kunden durch Bereitstellung der exportierbaren Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format. Eine allgemein zugängliche offene Schnittstelle (API) für Kunden besteht derzeit nicht. Hiervon unberührt bleiben technische Schnittstellen und Integrationen zu Drittplattformen und externen Diensten.

Relevante Standards auf der Grundlage offener Interoperabilitätsspezifikationen

Derzeit liegen keine von der Europäischen Union veröffentlichten verbindlichen Standards oder offenen Interoperabilitätsspezifikationen für den Datenexport vor. Solange keine solchen Standards veröffentlicht sind, werden die exportierbaren Daten bei einem Wechselverlangen des Kunden in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (z. B. Word- oder PDF-Datei) bereitgestellt.

Informationen über technische Beschränkungen und Einschränkungen, die sich auf den Vollzug des Wechsels auswirken

Der Umfang und die Form des Datenexports können von den jeweils technisch verfügbaren Exportmöglichkeiten, den eingesetzten Drittanbindungen sowie den konkreten Datenkategorien abhängen. Bestimmte Daten, Funktionen oder Integrationen mit Drittplattformen können technisch nur eingeschränkt oder nicht vollständig auf andere Systeme übertragbar sein. Hiervon unberührt bleiben gesetzliche Exportpflichten.

Geschätzte Zeit, die erforderlich ist, um den Wechsel zu vollziehen

Die für den Vollzug des Wechsels erforderliche Zeit hängt insbesondere vom Umfang der betroffenen Daten, der technischen Komplexität des Einzelfalls sowie den beteiligten Drittanbietern und Zielsystemen ab. Der Anbieter wird sich bemühen, den Wechsel innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen umzusetzen.

Webseite mit Online-Register (Datenstrukturen und -formate, relevante Standards und offene Interoperabilitätsspezifikationen sowie exportierbare Datenkategorien und digitale Vermögenswerte)

Das Online-Register ist abrufbar unter: https://evorimo.de/data-act

Webseite des Anbieters in Bezug auf den Zugang und die Übermittlung im internationalen Umfeld

Informationen dazu, welcher Gerichtsbarkeit die für die Datenverarbeitung eingesetzte IKT-Infrastruktur unterliegt, sowie zu den getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegen einen unionsrechtswidrigen internationalen behördlichen Zugang finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter: https://evorimo.de/datenschutz

Informationen über Datenverarbeitungsdienste, durch die der Wechsel sehr kompliziert oder kostspielig wird

Der Anbieter setzt teilweise Integrationen und technische Anbindungen zu Drittplattformen und externen Diensten ein. Abhängig von der jeweiligen Zielumgebung kann die vollständige Übertragung bestimmter Konfigurationen, Integrationen, Automatisierungen oder plattformspezifischer Funktionen technisch eingeschränkt sein oder zusätzlichen Implementierungsaufwand erfordern.

Erschöpfende Auflistung der Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten, die exportiert werden können

Exportierbar sind – soweit technisch verfügbar und gesetzlich zulässig – insbesondere folgende Kategorien von Daten und digitalen Vermögenswerten:

• Kunden- und Kontodaten
• Kommunikationsdaten
• Vertrags- und Buchungsdaten
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen
• Immobilien- und Objektdaten
• Inserats- und Vermarktungsdaten
• hochgeladene Dokumente und Dateien (z. B. Bilder, Exposés, Grundrisse, Energieausweise und sonstige objektspezifische Unterlagen)
• Nutzungs- und Protokolldaten, soweit diese dem Kunden zugeordnet werden können
• Einstellungen, Konfigurationen und nutzerbezogene Präferenzen innerhalb der Plattform
• Metadaten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform und der Verwaltung von Zugriffs- und Berechtigungsrechten

Erschöpfende Auflistung der Datenkategorien, die vom Datenexport ausgenommen sind

Von der Verpflichtung zum Datenexport ausgenommen sind insbesondere interne System- und Betriebsdaten des Anbieters, soweit deren Offenlegung Geschäftsgeheimnisse, sicherheitsrelevante Informationen oder Rechte des geistigen Eigentums des Anbieters oder Dritter beeinträchtigen würde. Hierzu können insbesondere gehören:

• interne Systemkonfigurationen und Systemarchitekturen
• interne Analyse-, Monitoring- und Logdaten
• sicherheitsrelevante Informationen und technische Schutzmechanismen
• interne Workflows, Automatisierungen und Verarbeitungslogiken
• proprietäre Algorithmen, Modelle und KI-Konfigurationen
• interne Administrations-, Support- und Betriebsdaten
• Daten und Informationen, die ausschließlich der internen Leistungserbringung, Fehleranalyse, Systemsicherheit oder Missbrauchsprävention dienen
• Daten Dritter, soweit der Kunde hieran keine Rechte besitzt oder deren Weitergabe rechtlich unzulässig wäre